El deber de facturar depende de que exista venta de bienes o prestación de servicios por un sujeto no exceptuado; llamar al contrato adecuación tecnológica de edificio inteligente o Smart Building no lo elimina.
La factura electrónica se expide al momento de la venta o del servicio aunque el precio quede pendiente de pago; la falta de recaudo no aplaza el deber, y no existe plazo posterior para facturar de forma extemporánea operaciones ya realizadas.
En los copagos, el deber de facturar nace de la realización de la venta o del servicio y no del nombre contable con que se registre el recaudo; por ello estas operaciones se rigen por el artículo 615 y las reglas generales de facturación.
La exclusión de IVA aplicable en el Archipiélago de San Andrés no libera a sus residentes de la obligación de expedir factura o documento equivalente, ya que ninguna norma vigente los exceptúa de lo dispuesto en el artículo 615.
El deber de facturar es una obligación formal que no depende de la naturaleza jurídica del sujeto, de si es contribuyente o del tipo de contrato; toda venta de bienes o prestación de servicios debe facturarse, salvo las excepciones taxativas del 616-2 y del reglamento.
Cuando un depositario provisional administra bienes como mandatario legal del propietario, le corresponde expedir la factura electrónica en nombre propio y en calidad de mandatario, discriminando el IVA según las condiciones del mandante.
La obligación de expedir factura no está condicionada a que se cause el IVA. Si en la ejecución de un convenio se venden bienes o se prestan servicios, surge el deber de facturar, con independencia de que el obligado sea o no contribuyente.
Los cabildos y resguardos indígenas deben facturar cuando vendan bienes o presten servicios, pues las únicas excepciones al deber de facturar son las previstas taxativamente en el artículo 616-2, el reglamento y la resolución única de la DIAN.
El deber de facturar previsto en el artículo 615 se activa solo con la venta de bienes o la prestación de servicios; el pago de sentencias judiciales no encaja en esas operaciones, de modo que no exige factura ni documento soporte con no obligados.
Cuando varios vendedores o prestadores realizan conjuntamente una misma operación, pueden cumplir el deber de facturar mediante un mandatario común o expidiendo cada uno su propia factura, aunque el sistema no admita varios emisores en un documento.
El cobro de impuestos, tasas o contribuciones no es contraprestación de una venta o servicio y, por tanto, no obliga a facturar; así, el Ministerio de las Culturas no debe expedir factura por los registros en el SIREC que tengan esa naturaleza.
Como regla general, la factura electrónica se emite de forma simultánea con el perfeccionamiento de la venta y no puede aplazarse; ese deber pesa, por cada operación, sobre comerciantes, profesionales liberales y prestadores de servicios, sean o no contribuyentes.
Debe analizarse en cada caso si el servicio prestado origina un pago del consumidor final que constituya ingreso para quien lo presta; si es así, este debe expedir factura de venta a quien contrata el servicio, sea o no contribuyente.
En el comercio electrónico la venta se perfecciona al realizarse la operación, por lo que la factura debe generarse, validarse y entregarse en ese momento; la expide la plataforma cuando vende directamente o el vendedor cuando la usa como vitrina.
El artículo 615 no distingue entre entidades públicas y privadas; por ello, un municipio que vende bienes o presta servicios de carácter comercial, como el arriendo de locales en plazas de mercado gravado con IVA, debe facturar electrónicamente.
En un leasing financiero, el locatario que hace mejoras al inmueble con bienes adquiridos por el banco no debe facturarle a la entidad, pues entre ellos no existe una venta ni una prestación de servicios que active el deber de facturar.
Las operaciones de deuda pública, incluidos los intereses de acuerdos de pago suscritos por el Ministerio de Hacienda, no son ventas ni servicios sino actos de financiamiento estatal, por lo que no están sujetas a la obligación de expedir factura.
La obligación de facturar existe con independencia de la naturaleza jurídica, la calidad de contribuyente o el tipo de contrato. En el mandato, cuando el mandatario adquiere bienes o servicios, los proveedores deben facturar a nombre de este.
En el recaudo electrónico de peajes, el documento equivalente debe expedirlo la concesión vial como prestadora directa del servicio; el intermediador que recauda no asume esa obligación salvo que un mandato formal se la atribuya.
El deber formal de facturar se cumple expidiendo un solo documento, sea factura o documento equivalente. Por ello, los distribuidores minoristas de combustibles pueden optar entre la factura electrónica de venta y el tiquete POS electrónico.
Como la donación de un bien se asimila a una venta para efectos tributarios, la entrega de un activo fijo donado por una sociedad del régimen SIMPLE debe soportarse con factura electrónica, aunque su valor no integre el ingreso bruto del anticipo bimestral.
En el cobro de peajes no cabe un documento equivalente electrónico acumulado semanal o mensual: debe expedirse en cada uso de la vía y pago del usuario, sin importar el medio de pago empleado, incluido el tag.
Los territorios indígenas creados al amparo del Decreto 1953 de 2014 deben facturar electrónicamente cuando vendan bienes o presten servicios, porque su régimen especial no constituye una excepción legal expresa al deber de facturar.
La Bolsa Mercantil puede cumplir su deber de facturar expidiendo solo facturas electrónicas de venta, en lugar del documento equivalente de operaciones de bolsa, siempre que facture todas y cada una de sus ventas o servicios conforme a la regulación vigente.
Los recursos que el Ministerio de Salud asigna a las Empresas Sociales del Estado para operar equipos básicos de salud son una subvención y no una venta o servicio, por lo que no obligan a la ESE a expedir factura electrónica.
Las reglas tributarias sobre la obligación de facturar no se aplican al cobro de la tasa por utilización del agua que hacen las autoridades ambientales, porque esa operación corresponde al recaudo de un tributo y no a una venta o un servicio.
El préstamo de dinero, a cualquier título, constituye un contrato de mutuo, que no es venta de bienes ni prestación de servicios; por eso esa operación no da lugar a expedir factura ni documento equivalente.
Las operaciones económicas en las que se usan criptoactivos se sujetan a las mismas reglas generales de facturación de los artículos 615 y siguientes; el comprador necesita la factura o el documento soporte para respaldar costos, deducciones e impuestos descontables.
Por los servicios de agenciamiento aduanero y sus actividades conexas, la agencia de aduanas debe emitir factura electrónica de venta a su mandante, sea importador o exportador, separando en ella el valor cobrado como comisión u honorarios.
La factura debe expedirla el propio prestador del servicio, sin perjuicio de los convenios de facturación conjunta de servicios públicos domiciliarios; además, se expide una factura por cada operación y no por cada producto enajenado.
El deber de facturar no depende de la naturaleza de la entidad ni de su calidad tributaria; en la venta de seguros, incluido el de daños, el asegurador obligado a facturar debe expedir factura electrónica al adquirente según las normas vigentes.
Toda persona que venda bienes o preste servicios debe facturar y conservar copia por cada operación, sin importar su naturaleza jurídica, su condición de contribuyente o la clase de contrato; en el mandato, los proveedores facturan a nombre del mandatario.
Están obligados a facturar quienes vendan bienes o presten servicios y no estén expresamente exceptuados; quien preste servicios a través de una aplicación y resida en Colombia debe facturar, hoy de preferencia en forma electrónica y con entrega al adquirente.
El mutuo no genera obligación de facturar por no ser una venta ni un servicio; en cambio, los intereses de mora pactados en ventas o servicios gravados con IVA sí deben soportarse con factura, al estar vinculados a esas operaciones.
No se factura el préstamo de dinero bajo la figura del mutuo, pero la entrega de excedentes de energía de autogeneradores a pequeña escala al comercializador sí es una venta que debe facturarse electrónicamente, si el autogenerador es sujeto obligado.
Cuando los servicios son contratados por la fiduciaria como vocera del patrimonio autónomo, la sociedad fideicomitente que los presta debe expedir la factura o documento equivalente a la fiduciaria, en su calidad de adquirente.
Aunque las instituciones de educación superior, los colegios y las entidades de educación no formal no son responsables de IVA, ninguna norma vigente las exceptúa del deber de expedir factura o documento equivalente previsto en el artículo 615.
La factura o documento equivalente soporta las ventas de bienes y prestaciones de servicios; por eso todo el que realice estas operaciones debe facturar, al margen de que sea contribuyente de renta o responsable del IVA.
No hay oposición entre los artículos 429 y 615: el primero regula cuándo se causa el IVA y el segundo impone el deber formal de facturar, que exige expedir y entregar la factura por cada operación al momento de la venta o del servicio.
La factura debe expedirse al realizarse la operación y con la fecha de esta; las partes no pueden, por acuerdo o por razones de manejo interno, anular facturas ya emitidas y reemplazarlas por otras que no reflejen la realidad de la transacción.
